Procesbeschrijvingen maken: 4 tips die het je makkelijk gaan maken

Zoek je een gratis voorbeeld van procesbeschrijvingen? Ga aan de slag met ons ISO 9001 handboek: Negentien voorbeeldprocessen en tientallen handige documenten. En het beste: Het is geheel gratis!

1. Weet wat je doel is

Allereerst: bedenk voordat je begint met schrijven wat je doelstelling is om processen (beter) te beschrijven. Met behulp van het 4W principe kan je dit achterhalen. Het 4W principe bestaat uit:

• Wat wil ik beschrijven?
• Waarom zou ik dat willen?
• Voor wie doe ik dat allemaal?
• Wanneer moet diegene dit lezen?

Als je op één van deze vragen geen antwoord kan geven, heeft een procesbeschrijving geen zin. Want, processen beschrijven is een middel en geen doel op zich.

Door middel van het 4W principe wordt het doel (en de doelstelling) duidelijk voor iedereen.

2. Werkinstructies: Omdat het kan, niet omdat het moet

We willen geen informatie over processen vastleggen omdat het moet, maar omdat het nuttig is. Er bestaan twee uitersten: helemaal niets beschrijven of tot aan het opstellen van uitgebreide en gedetailleerde werkinstructies of protocollen.

Tussen deze twee uitersten zit nog een aantal niveaus van procesbeschrijvingen. Probeer zo min mogelijk processen op het niveau van werkinstructies te beschrijven. Soms is dit nuttig, maar vaak is het niet nodig om processen zo gedetailleerd vast te leggen. Medewerkers moeten ook hun gezonde verstand kunnen gebruiken.

Meestal gaat het bij werkinstructies om handleidingen van softwarepakketten. Denk aan de verschillende stappen uit een softwaresysteem die steeds terugkomen. Een oplossing voor het verminderen van de werkinstructies kan zijn om de verschillende stappen die steeds terugkomen in een softwaresysteem uit te leggen met behulp van de verschillende schermen die in de software voorkomen.

Dit voorkomt dat je deze stappen in elke procesbeschrijving opnieuw moet beschrijven. Hierdoor worden minder processen als werkinstructie beschreven, omdat je vaak verwijst naar de handleiding van het softwarepakket.

3. Gebruik procesmodellen

Procesmodellering is een verzameling methoden en technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Procesmodellen zijn een krachtig middel om processen te visualiseren. Daarnaast kunnen procesmodellen ook helpen met het ontwerpen van een proces, omdat je sneller inziet wanneer iets niet mogelijk is. Vervolgens kunnen procesmodellen gekoppeld worden met de procesbeschrijvingen. Processen blijf je steeds weer opnieuw optimaliseren. Je bent dus nooit klaar.

4. Procesidentificatie en –eigenaarschap

Vaak beginnen we direct met het beschrijven van het proces, maar worden de stappen die hieraan vooraf gaan snel vergeten. Wat waren deze stappen ook al weer? Hoe werkt het eigenlijk in een een tool als Scienta?

In totaal zijn er drie valkuilen waar je voor moet waken. Daarnaast kan je onderstaande doen om te voorkomen dat je in die valkuilen trapt.

Procesidentificatie: Welke end-to-end processen hebben we in onze organisatie? Je inventariseert de verschillende processen die er zijn op de verschillende afdelingen en daarmee kan je vastleggen welke end-to-end processen er allemaal zijn. Makkelijker gezegd dan gedaan natuurlijk, dat begrijpen we. Zie daarom ook onze vorige tip over procesmodellen. En wat we ook altijd zeggen: ga eens kijken bij collega-bedrijven!

Proceseigenaarschap beleggen: Als duidelijk is welke processen er zijn, is het belangrijk om per proces de verantwoordelijkheid vast te leggen. We noemen de persoon die verantwoordelijk is voor het proces de proceseigenaar. Maar hoe kan je deze proceseigenaar nu het beste kiezen? De uitdaging is om iemand te kiezen die “hoog” genoeg in de organisatie zit voor invloed en “laag” genoeg voor de interesse. Stel een aantal kenmerken op die je belangrijk vindt en inventariseer met behulp van deze kenmerken wie er proceseigenaar moet worden. Hier kan je een stakeholderanalyse voor gebruiken.

Dit waren onze vier tips voor jou om aan de slag te gaan met het beschrijven van processen. Nog meer tips lezen? Met onderstaande whitepaper haal je nog meer uit je procesbeschrijvingen.