Procesmodellering: wat is het en wat kan je ermee?

Wat is procesmodellering?

Procesmodellering gaat over verschillende manieren en technieken om bedrijfsprocessen te verduidelijken. Het doel is om ervoor te zorgen dat alle processen in verbinding staan met de doelstellingen van een bedrijf. Denk aan klanttevredenheid, efficiëntie, effectiviteit, of groei.

In welke BPM-fase je met je bedrijf ook zit, procesmodellering is essentieel voor het bereiken van de volgende stap. Het managen van processen begint namelijk met het weten welke processen er zijn, hoe deze verlopen, en wie waarvoor verantwoordelijk is bij die processen.

Door het inzetten van de juiste procesmodellen worden bijvoorbeeld werkinstructies, functieprofielen, routes, en rolbeschrijvingen inzichtelijk.

Het modelleren van processen houdt in dat processen schematisch worden vastgelegd. Die schema’s maken procesmodellering zo handig, omdat je daarmee iedere stap binnen een proces inzichtelijk, en dus bespreekbaar, maakt. Het RASCI-model is een voorbeeld van een methode om processen te modelleren.

Binnen procesmanagement wordt het borgen van de processen vaak vergeten. Juist door het borgen van informatie wordt het duidelijk welke processen er binnen een organisatie zijn. Wie doet wat? Welke schakel ben ik? Wat heb ik nodig om mijn werk te kunnen doen? Procesmodellering en het in kaart brengen en borgen van deze processen werkt verhelderend. Het dwingt je om kritisch naar jezelf en het proces te kijken.

Wanneer situaties veranderen als gevolg van procesmodellering is de borging van groot belang. Werkafspraken die gemaakt zijn, moeten (nieuwe) medewerkers makkelijk kunnen terugvinden. De nieuwe procesbeschrijvingen, handboeken en how-to’s moeten makkelijk terug te vinden zijn in een overzichtelijk systeem.

Waarom procesmodellering?

Aan procesmodellen voeg je bepaalde informatie toe zodat collega’s zien wat hun rol en verantwoordelijkheid is binnen de keten. Zo kan je zelfstandiger werken. Een proces model geeft namelijk een transparant beeld, omdat het precies laat zien hoe het werk gebeurt en bovendien een basis biedt voor bijvoorbeeld externe audits – erg belangrijk voor bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement en risicomanagement.

Zonder duidelijke procesmodellen is automatisering lastig. Dat lijkt logisch, maar het komt toch nog erg vaak voor dat softwarepakketten waarin zogenaamd ‘alles zit’ worden aangeschaft, terwijl de specs van de software niet overeenkomen met de wensen van de collega’s die ermee moeten werken, of dat er dure consultancy bij komt kijken.

Starten met procesmanagement in WoodWing Scienta

WoodWing Scienta is een aanvulling op je procesmodellering. Het is een tool waarmee je informatie eenvoudig kunt borgen en waarmee je kunt communiceren met alle medewerkers van jouw organisatie. Zo publiceer je eenvoudig procesbeschrijvingen, geef je deze tags mee, of markeer je ze als favoriet. En met de Scienta Editor maak je gemakkelijk workflows of stroomschema’s. Met Scienta beschrijf je niet alleen de processen, maar maak je procesmodellering inzichtelijk voor iedereen in jouw organisatie.

WoodWing Scienta biedt een aantal belangrijke functies om de procesmodellering van jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen:

• Wijzigingen zien in slechts één klik
• Documenten koppelen aan processtappen
• Alle procesbeschrijvingen terugvinden op één plek