Als CIO of IT-manager van een middelgrote organisatie herken je deze frustraties maar al te goed – het zijn precies dezelfde frustraties die jouw team parten spelen. Iedereen in het team is hoogopgeleid, getalenteerd en in staat om de organisatie naar een hoger niveau te tillen. De praktijk is anders: je mensen raken steeds opnieuw verstrikt in een wirwar van systemen en documenten. Vóór je het weet, besteden je specialisten meer tijd aan het opsporen van cruciale informatie dan aan het innoveren of optimaliseren van de IT-infrastructuur. Inefficient informatiebeheer kan een organisatie behoorlijk in de wielen rijden doordat het veel tijd in beslag neemt en innovatie in de weg zit.
Elke ochtend start je IT-team vol goede moed, want er is een hoop te doen: strategische projecten, nieuwe tools om te testen en mogelijkheden om processen te verbeteren. Maar wanneer een collega een bestand moet vinden in een onduidelijke folderstructuur, of wanneer een cruciale update onopgemerkt is blijven hangen in een verouderd systeem, begint een tijdrovende speurtocht. Dit is geen incidenteel probleem; het is een patroon dat zich herhaalt, dag in, dag uit.
Het probleem zit vaak in versnipperde informatiestromen en een gebrek aan centrale bronnen. In plaats van één ingang naar álle benodigde data zijn er meerdere plekken waar informatie kan staan: gedeelde netwerkschijven, oude SharePoint-omgevingen, individuele laptops of specifieke afdelingsapplicaties. Dit chronisch gebrek aan effectief informatiemanagement zorgt voor de nodige problemen in een organisatie:
Het hiervoor geschetste tijdsverlies dat organisaties over zich afroepen door weinig effectief informatiemanagement, is veel meer dan alleen een ‘operationeel ongemak’ – het heeft directe gevolgen voor de hele organisatie:
De situatie waarin je IT-team zich nu bevindt, is geen toeval of noodlot; het is het gevolg van een IT-infrastructuur die niet is ontworpen voor optimale vindbaarheid en toegankelijkheid. De eerste stap naar verandering is het erkennen van dit probleem en het analyseren van de huidige stand van zaken. Je doet er in dat licht goed aan om jezelf de volgende vragen te stellen:
Door dergelijke vragen te beantwoorden en inzicht te krijgen in de omvang van het probleem, kun je veel gerichter zoeken naar passende oplossingen. Denk aan het centraliseren van informatiestromen, het implementeren van effectieve zoekmechanismen of het kiezen van Enterprise Information Management software die alle data op één plek samenbrengt.
Stel je eens voor dat je team niet meer eindeloos hoeft te zoeken naar bestanden. Dat ze in plaats daarvan snel toegang hebben tot alle relevante informatie – real-time en up-to-date. Niet alleen krijg je hiermee úren per week aan productieve tijd terug, je creëert óók een omgeving waarin innovatie kan floreren. Je IT-professionals kunnen zich richten op strategische projecten, het vinden en ontwikkelen van toekomstbestendige oplossingen, en het behalen en consolideren van concurrentievoordeel, in plaats van brandjes te blussen in de vorm van vooral veel eindeloos zoekwerk.
De huidige situatie – een IT-team dat meer tijd besteedt aan zoeken dan aan innoveren – is niet duurzaam. Het kost (te) veel tijd en geld, en gaat zeker ook ten koste van het werkplezier. Maar, er is een uitweg. Door een goede probleeminventarisatie en -analyse te koppelen aan een investering in een moderne, gecentraliseerde, toegankelijke en efficiënte informatiestructuur, creëer je als organisatie de juiste voorwaarden om échte vooruitgang te boeken. Niet alleen leg je zo de basis voor een toekomst waarin je organisatie wendbaar en innovatief is en kostenbewust opereert; je positioneert jezelf bovendien als een effectieve leider die problemen oplost.