.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Resultaten
- Verbeterde kennisdeling en consistentie van informatie
- Efficiënter werken en de vereenvoudiging van audits
- Procesautomatisering faciliteert tijdswinst en focus op creativiteit en innovatie
- Gebruiksvriendelijke en makkelijk aanpasbare software
Gebruikte product(en)
Heb je vragen?
Haar bedrijfsnaam geeft precies aan wat je als klant kunt verwachten: KIM structureert. Of je je bedrijf nu wilt laten groeien, je klant- of medewerkertevredenheid wilt verhogen of moet voldoen aan certificeringen, vraag het Kim. Zij kijkt wat je doet, wat je daarvoor nodig hebt en hoe je dat – het liefst in WoodWing Scienta – snel en goed kunt organiseren en documenteren. Benieuwd hoe ze te werk gaat en welke tips ze heeft? Lees snel verder!
Over de klant
Zelf vindt ze wat ze doet niet zo spannend of ingewikkeld, maar het feit dat bedrijven een jaar wachten tot ze weer beschikbaar is, zegt toch iets over de kwaliteit van de diensten die ze levert. Kim: “De afgelopen 20 jaar zag ik met eigen ogen waarom bedrijven vastlopen. Door snelle groei van de organisatie of simpelweg andere prioriteiten is er geen tijd om te kijken wat je doet, hoe je dat doet, en of dat anders, beter, sneller of goedkoper kan.
Op zich kan dat best lang goedgaan, maar op het moment dat je je bedrijf wilt uitbreiden, nieuwe medewerkers snel aan het werk wilt hebben of moet voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen, loop je tegen je eigen grenzen aan. Op die momenten kloppen bedrijven bij mij aan voor hulp bij het inventariseren en kritisch evalueren van processen en werkwijzen, om deze vervolgens ‘op papier’ te zetten. Door de herziene werkwijzen vast te leggen in het gebruiksvriendelijke en flexibele WoodWing Scienta, weet ik zeker dat deze moeiteloos in de praktijk kunnen worden toegepast.”
De uitdaging
“We kennen het allemaal wel: kennis en informatie die in de hoofden van mensen zit. Als er nieuwe medewerkers binnenkomen moeten andere medewerkers hen vertellen hoe dingen werken. Afgezien van de tijd die dit telkens opnieuw kost, heb je geen enkele garantie dat de werkzaamheden op alle plekken op dezelfde manier worden uitgevoerd. En als personeel je organisatie om wat voor reden dan ook verlaat, nemen ze hun kennis mee.”
“Als kennis en informatie niet goed is vastgelegd, is het lastig om deze actueel te houden. Datzelfde geldt voor processen en werkwijzen die in een papieren handboek staan beschreven, zeker wanneer je te maken hebt met verschillende afdelingen en locaties. Je confronteert medewerkers met grote hoeveelheden informatie, waarvan slechts een klein deel relevant is. Dan is het niet zo gek dat werknemers afhaken of hun eigen ding gaan doen.”
Eenvoudig toegankelijke proces- en werkbeschrijvingen in WoodWing Scienta zorgen voor tevreden klanten en verminderen stress voor je medewerkers.
De oplossing
“Waarom WoodWing Scienta? Ik ken geen andere software die je hiermee kunt vergelijken. Alles wat je doet op het gebied van kennis-, kwaliteit-, proces- en risicomanagement maak je met WoodWing Scienta beter en makkelijker. Het is supergebruiksvriendelijke software, zonder onnodig gebruik van dure woorden – én aanpasbaar aan eigen inzicht en huisstijl.”
“Alle processen, richtlijnen, voorschriften en documenten kun je snel en logisch vastleggen, op een manier die bij jouw organisatie past. Door gebruik te maken van in de software beschikbare voorbeelden en handboeken, hoef je niet zelf het wiel uit te vinden of helemaal vanaf nul te beginnen.”
“Met de online formulieren zorg je dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt, die bovendien direct in WoodWing Scienta wordt vastgelegd. Bij elk veld van het formulier (al dan niet verplicht) kun je extra informatie toevoegen, om je medewerkers inzicht te geven in de reden dat bepaalde informatie wordt uitgevraagd en waarom dit belangrijk is.”
Door processen en werkwijzen vast te leggen in het gebruiksvriendelijke en flexibele WoodWing Scienta, weet ik zeker dat deze moeiteloos in de praktijk kunnen worden toegepast.
“Alle informatie die je in WoodWing Scienta vastlegt, kun je met de krachtige zoekfunctie zo weer achterhalen. Dat geldt ook voor informatie in bijvoorbeeld pdf-documenten die je in het systeem hebt geüpload. Dat is niet alleen fijn tijdens je normale werk, maar ook als je te maken hebt met audits: één druk op de knop en je beschikt over alle gegevens die je nodig hebt.”
Tips van Kim
- Voorkom dat elke medewerker steeds opnieuw het wiel uit moet vinden. Zoek processen een keer goed uit, denk er kritisch over na en leg ze digitaal vast. Wel om de zoveel tijd checken of het nog past bij bedrijf en mensen.
- Maak gebruik van de voorbeeldhandboeken, voor ideeën of toepassingen waar je zelf nog niet over had nagedacht. Door goed te kijken wat je zelf hebt en dat naast de suggesties van WoodWing Scienta te leggen, krijg je de mooiste mix.
- Denk bij het uitwerken van procesbeschrijvingen ook direct na over na wie je voor welke processen en taken verantwoordelijk maakt (ook dat kun je vastleggen in WoodWing Scienta). Op die manier delegeer je werk en creëer je betrokkenheid in de hele organisatie.
- Door een QR-code te maken van je klachtenformulier en deze bijvoorbeeld bij de kassa op te hangen, verlaag je de drempel voor klanten om je feedback te geven. Het is tenslotte beter een klant te horen klagen dan hem stilletjes te verliezen.
Het resultaat
“Processen en werkwijzen naar een hoger niveau tillen, dat vraag echt wel even tijd en moeite. Maar de voordelen die je eruit haalt zijn legio. Effectiviteit, efficiency, continu werken aan het verbeteren van je producten en diensten, tevreden klanten en plezier in je werk.”
Met WoodWing Scienta creëer je tijd om over andere dingen na te denken. Er ontstaat ruimte voor het ontwikkelen van je eigen creativiteit en die van je medewerkers. En dat is precies wat je nodig hebt om het verschil voor je klanten te kunnen maken.
“Leg je informatie vast in WoodWing Scienta, dan weet je zeker dat iedereen altijd en overal werkt met de juiste en meest actuele versie van informatie en documenten. Je hoeft nooit meer papieren formulieren in te vullen, want dat kan allemaal online.”
“Met WoodWing Scienta creëer je tijd om over andere dingen na te denken. Er ontstaat ruimte voor het ontwikkelen van je eigen creativiteit en die van je medewerkers. En dat is precies wat je nodig hebt om het verschil voor je klanten te kunnen maken.”
Bespreek je uitdagingen met een van onze experts
Op zoek naar een baanbrekende oplossing? Neem snel contact op met ons team van specialisten en ontdek hoe WoodWing jou kan helpen!
“Imperdiet auctor varius ipsum eros fermentum amet cras.”
Yani Björkholm
Product expert at ChannelEngine
Wij helpen je grip te krijgen op je content en informatie met onze oplossingen van wereldklasse.
